Як оформити призупинення трудових відносин на час воєнного стану
Дію трудового договору можна призупинити у зв’язку з військовою агресією проти України, що виключає можливість надати та виконувати роботу (ч. 1 ст. 13 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ, далі — Закон № 2136).
Право призупинити трудові відносини мають як працівник, так і роботодавець. У цьому разі трудові відносини фактично тривають, але:
- роботодавець тимчасово припиняє забезпечувати працівника роботою;
- працівник тимчасово припиняє роботу за трудовим договором.
Призупинення — це не звільнення. Призупинення дії трудового договору не припиняє трудових відносин.
Мінекономіки зауважує, що головна умова, щоб призупинити дію трудового договору — абсолютна неможливість роботодавця надати роботу, а працівника — виконувати її.
Про призупинення дії трудового договору роботодавець і працівник за можливості повідомляють один одного у будь-який доступний спосіб (ч. 2 ст. 13 Закону № 2136). Оптимальний варіант:
- працівник повідомляє роботодавця заявою;
- роботодавець повідомляє працівника, коли ознайомлює з наказом.
Як оформляти призупинення трудових відносин, залежить від того, хто його ініціює — працівник чи роботодавець. Щоб усунути правову невизначеність, Мінекономіки рекомендує сторонам трудового договору повідомляти одна одну про призупинення трудового договору письмово або в електронній формі та використовувати технічні засоби електронних комунікацій (коментар Мінекономіки до Закону № 2136 від 23.03.2022).
Алгоритм дій кадровика складається з чотирьох кроків.
Ініціатор призупинення — працівник.
Отримайте від працівника заяву, зареєструйте її.
Роботодавець не може відмовити працівнику, оскільки Закон № 2136 не визначає, що дію трудового договору призупиняють за згодою роботодавця або за угодою сторін. Призупинити трудовий договір — суб’єктивне право сторін трудового договору під час війни.
Працівник виїхав і не може подати заяву особисто? Отримайте заяву будь-яким доступним способом: електронною поштою, через вайбер, телеграм тощо. Роздрукуйте знімок екрана, долучіть до справи.
Ініціатор призупинення — роботодавець.
Жодних заяв працівники не пишуть.
Видайте наказ про призупинення дії трудового договору
Якщо призупинення ініціює працівник, вкажіть заяву як підставу до наказу. Якщо ініціатор призупинення — роботодавець, підстави не вказуйте.
Якщо призупиняєте трудові договори з кількома працівниками, складіть зведений наказ. Список працівників, з якими призупиняєте трудовий договір, викладіть у додатку до наказу.
Ознайомте працівника з наказом
Із розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи та зазначають дату ознайомлення.
Якщо працівники не можуть поставити підпис на наказі, надішліть наказ будь-яким доступним способом: на електронну пошту, через вайбер, телеграм тощо. Отримайте підтвердження, що працівник ознайомився з наказом.
Табелюйте та фіксуйте суми зарплат і ЄСВ
Оскільки трудових відносин не припиняють, не видаляйте прізвищ працівників із табеля обліку використання робочого часу. Дні відсутності у зв’язку з призупиненням дії трудового договору табелюйте кодом «І» — інші причини неявок, або запровадьте інший літерний код, щоб обліковувати таких працівників. Проставляйте невідпрацьовані години відповідно до умов трудового договору.
Наприклад, якщо працівник працював за графіком «п’ятиденки», вказуйте кількість годин — 8, а в клітинці нижче — код «І».
Роботодавець не виплачує працівникові зарплати під час призупинення, але бухгалтер має фіксувати суму зарплати, яку працівник не отримав за час, коли трудові відносини призупинили, а також суми ЄСВ, який мав би сплатити роботодавець.
Працівник отримає кошти за час призупинення після нашої перемоги. Верховна Рада поклала на державу, що здійснює військову агресію проти України, обов’язок відшкодувати в повному обсязі зарплату, гарантійні та компенсаційні виплати працівникам за час призупинення дії трудового договору (ч. 3 ст. 13 Закону № 2136). Очевидно, згодом затвердять документ, що регламентуватиме цю процедуру.
Позиція Мінекономіки: «Оскільки призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин, а також виконання інших обов’язків, передбачених трудовим договором, вважаємо, що при призупиненні трудового договору роботодавець повинен продовжувати ведення обліку в частині визначення та фіксації сум заробітної плати та компенсаційних виплат, які були б належні працівникові, якщо такого призупинення не було б.»
Призупинення — гідна альтернатива відпустці без збереження зарплати, адже за час призупинення працівник отримає кошти після перемоги, а в разі відпустки за власний рахунок не отримає нічого.
Головний державний інспектор Управління
Держпраці у Полтавській області
Тетяна ЖОЛОБ
